Über die Wirtschaftlichkeit von HR Systemen

Von: Dirk Linn

„Personalarbeit“ ist in den meisten Unternehmen kein Kerngeschäft.

Die Mittel, um Prozesse einzuführen oder zu verändern, sind meist sehr begrenzt und werden oftmals nur bei „Leidensdruck“ oder sehr guter wirtschaftlicher Lage umgesetzt. Eine echte strategische Einbindung in einen Gesamtprozess findet vielfach nicht statt. Nur wenige Unternehmen binden die Personalstrategie in die Unternehmensentwicklung mit ein.  

Nun ist die Frage wichtig, in welcher Phase sich Ihr Unternehmen befindet und aus welchem Grund bei uns nach Lösungen gesucht werden. Je nachdem finden wir Ansätze unterschiedlicher Art für Ihre Motivation. Zwei Thesen dazu möchte ich herausgreifen.  

 

These 1: "In einer wirtschaftlich guten Lage werden die meisten und größten Fehler gemacht"  

Setzen wir eine gute wirtschaftliche Lage voraus. Hier wird meist versucht eine möglichst optimale Gesamtlösung zu erhalten ohne dabei die Kosten im Fokus zu haben. Geprägt ist dieser Prozess von viel Abstimmung, Einbindung vieler Parteien, unter anderem auch einem starken Arm der IT-Fachabteilung. Diese setzt auf eine homogene Struktur. Bei IT-dominierten Unternehmen wird oftmals auf deren Anraten das HR-Modul eines bereits vorhandenen Anbieters, auch wenn es mehr Controlling-orientiert oder schlecht zu adaptieren ist, präferiert. Auch herrscht immer noch in dieser Lage die Devise: „Alles muss im Haus bleiben und wir dürfen keine Daten nach außen geben“.

Der Hintergrund ist oft ein anderer: es geht um Besitzstandswahrung. Damit meine ich auch klar die Personalabteilung. Was dabei herauskommt kennen sie: lange Projektlaufzeiten (der Druck ist ja nicht da), hohe Kosten (man muss sich der IT-Abteilung unterordnen, die auch alles „im Griff“ haben möchte und die eigenen Leute absichert) und eine Lösung, die am Ende nicht das bringt, was gedacht war. Die Gründe sind hier vielfältig. Meist aber findet sich der Ursprung in dem „Wünsch-Dir-Was-Verhalten“ zu Beginn der Auswahl. Viele Anbieter können gar nicht anders, als aufgrund der festgezurrten Träume der Unternehmen (das sogenannte „Lastenheft“) eine Lösung anzubieten. Das rächt sich bitter. Vor allem haben Sie am Ende demotivierte Mitarbeiter. Und alles begann so schön.

Bitte bedenken Sie, dass grundsätzlich der Anbieter hier keine Fehler gemacht haben muss: es beginnt und endet beim Kunden.  

 

Was wäre hier ein möglicher Ausweg?

Wir empfehlen von Anfang an sich auf das Machbare und Nötige zu konzentrieren. Sie suchen eine HR-Lösung, keine IT-Lösung. Das bedeutet, das System muss Ihnen und nicht der IT „gefallen“ und helfen. Oder helfen Sie in der IT auch bei Probleme der Server mit? Die IT „verlangt“ bei der Einstellung auch das Personal, dass gut in den Fachbereich und zur dortigen Aufgabe passt und nicht einem Unternehmensideal entspricht.  Statt eines umfangreichen Pflichtenhefts mit vielen Wünschen sollten Sie sich an Standardsystemen am Markt orientieren und dabei ihre Ziele beachten, sich aber nicht vor anderen Ideen verschließen. Eine Eigenentwicklung ist absolut verboten! Auch wenn die IT Ressourcen bereitstellt und das „Selbstprogrammieren“ favorisiert! Den Satz „Es kann kein Standardsystem, was wir wollen!“ sollten Sie immer auf den Prüfstand stellen. Ist Ihre HR wirklich so einzigartig, dass die alles anders machen? Wie lange noch? Wie viel Entwicklung könnten Sie dort investieren? Die IT kann nur das umsetzen, was die Fachabteilung detailliert ausgearbeitet hat und zwar vielfach auf einem fast technischen Niveau. Ich garantiere Ihnen den Ärger (fragen Sie mal nach Erweiterung, Betreuung, Updates, Mehrsprachigkeit, neuen Technologien, etc.).

Ihre vorhandenen Systeme sind da und diese sollten Sie auch so nutzen, wie es Sinn macht. Wir empfehlen keinesfalls, nur weil die Systeme schon da sind, diese auch unbedingt nutzen zu wollen, zumindest wenn aus HR-Sicht das kein Optimum darstellt. Wichtig sind auch die späteren Wünsche. Erstmal eine Einführung im Standard anstreben, dann stabilisieren und damit arbeiten. Danach in einer weiteren Phase mit der Gewissheit des richtigen Systems  den Ausbau vorantreiben (das muss es dann aber auch leisten können). Immer sollte auch die Frage gestellt werden: „Muss ich alles selbst tun?“

Wir erleben einen starken Trend zur Auslagerung von Prozessen, die nicht den Unternehmenskern berühren. Standardisierbare Personalprozesse können ein solcher Teil der Auslagerung sein. Mit der Abrechnung haben es viele Firmen schon gemacht, das Personalmanagement wird bald folgen. Übrigens ist im Bewerbermanagement der Trend auch schon längst angekommen. Der Fachbegriff hierzu heißt „Recruitment Process Outsourcing (RPO)“ und erzielt gute Erfolge.

 

These 2: "Unter Druck werden wichtige Ziele oft klarer, aber die Kompromisse überwiegen bei der Umsetzung"

Im zweiten Szenario befinden wir uns in keiner guten wirtschaftlichen Lage, der Kostendruck ist immens und es muss mit „Bordmitteln“ ein Weg gesucht werden. Hier heißt es sehr schnell: keine neuen Projekte, Mitarbeiter übernehmen Sonderaufgaben, vieles was vorher gewünscht war, wird gestrichen. Mit einer so ausgelasteten und (de-) motivierten Mannschaft kann man nur schwer eine gute Arbeit machen. Dabei werden wieder alte Methoden genutzt: Excel-Listen für Datenhaltung, Papierdokumente, Aktenordner, viele manuelle Arbeiten, Mailverkehr, etc.

In Wirklichkeit machen viele Unternehmen dadurch alles noch viel schlimmer. Sie wissen das auch, aber kommen aus dem Kreislauf nicht raus. Meist wird hier, wenn überhaupt, eine schnelle und "billige" Lösung gesucht. Man installiert Module, die ich im „normalen Leben“ niemals gekauft hätte, aber diese schnell verfügbar sind und meist auch einigermaßen nutzbar. Sobald der Aufschwung kommt erkennt man die Grenzen der Lösung und man sucht erneut ein System und beginnt von vorne. Dann könnte These 1 greifen ... 

 

Was wäre hier ein möglicher Ausweg?

Gerade in der schwierigen wirtschaftlichen Lage hilft ein Aktionismus nichts. Auch hier sind klare Regeln und Ziele zu setzen. Kein Widerspruch ist hier eine professionelle Hilfe durch einen Berater und die Einführung eines state-of-the-art HR-System zu moderaten Kosten. Sie werden staunen, was schon mit wenig Aufwand umsetzbar ist und welche interessanten Kostenmodelle angeboten werden.

Auch sollten wir möglichst wenige Parteien im Hause mit der Auswahl und dem Betrieb behelligen, deren Ressourcen sind oft auch erschöpft und verlangsamen meist den Prozess.

Wir empfehlen hier den Weg zum vollständig betriebenen System durch einen Anbieter, z.B.  die Persis Online GmbH & Co KG. Hier können Sie ohne Ihre IT und ohne Invest schell beginnen. Dabei können wir die Daten aus den vorhandenen Abrechnungssystemen (SAP®, Loga®, Kidicap®, etc.) oder von Ihrem Steuerberater (Datev®) direkt in Persis übernehmen und vermeiden von Anfang an eine Doppeleingabe.

Durch das Portalsystem stehen relevante Daten auch direkt Ihren Mitarbeitern und Führungskräften zur Verfügung.  

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