HR-Stammdaten als Unternehmensreferenz

Viele Unternehmen haben die Stammdaten der Mitarbeiter lediglich als Mini-Stammdatensatz in der Abrechnung vorliegen. Vielfach werden weitere Informationen über Urlaub, Inventar, Fahrzeuge, Mitarbeitergespräche in anderen Formaten, wie Excel oder Word abgelegt. Dabei erfolgt in den meisten Fällen keine automatische Datenpflege und eine fehleranfällige Doppelerfassung ist die Folge.

Auch die IT steht vor dem gleichen Problem: hier wurden in den letzten Jahren sogenannte Directory-Systeme eingeführt, die Mitarbeiterdaten enthalten. Ziel mit Persis sollte es sein, alle Datentöpfe auf eine Referenz zu reduzieren. 

Durch innovative Prozesse sorgen wir in Persis für einen aktuellen Datenbestand, an dem sich andere Systeme über klar definierte Schnittstellen anschließen können. Z.B. stehen die Daten neuer Mitarbeiter direkt nach Eintritt in allen nachfolgenden Systemen als Datensatz zur Verfügung. Diesen Prozess können Sie automatisieren. Unser Partner CGI bietet mit dem IAM ein automatisierten Zugangsmanagement an, damit wird Ihre IT ebenfalls deutlich entlastet.

Persis wird im Idealfall mit Ihrer Abrechnungssoftware gekoppelt. Dazu gibt es eine Standardschnittstelle, welche die wichtigsten Daten wie Personalnummer, Name, Vorname, Kostenstelle, Adressdaten, etc. in Persis importiert. Das kann auf vielfältige Wege geschehen. Meist erzeugt Ihr Abrechnungssystem (z.B. SAP/HR, Paisy, P&I Loga, Datev) eine ASCII-Datei (andere Formate wie XML ebenfalls möglich) mit einen fest spezifizierten Format. Dieses stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Persis kann diese automatisiert lesen, das heißt, wir automatisieren den Prozess der Datenübernahme. Dieser kann in Persis ohne Ihr Zutun gestartet werden. Dabei legt Persis neue Mitarbeiter selbstständig an, gleicht aktive Datensätze mit aktuellen Werten ab, setzt bei Austritt diese Mitarbeiter inaktiv und pflegt auf Wunsch alle Stammtabellen, wenn z.B. neue Kostenstellen vorhanden sind. Einfacher geht es nicht.

Der Clou dabei ist: Persis selbst erzeugt intern "Zeitscheiben" auf Monatsbasis. Oftmals ist das im Reporting der kleinste Zeitraum der Aggregierung. Damit wir sehr einfach auf bestimmte Monatswerte "springen" können, zeigt Persis bei den Stammsätzen auch die Werte der vorangegangenen Monate an. 

Bei der Installation des Persis HR-Portals können sie entscheiden, ob diese Historisierung geschaltet werden soll oder nicht. Die meisten Kunden nutzen dies und können somit sehr einfach und schnell eine historische Aussage treffen. Auch können auf diesen Werten weitere Prozesse, wie z.B. das Erstellen eines Organigramms, basieren. Doch nicht nur historische Werte werden in Persis sichtbar, sondern es kann ein Planungshorizont eingestellt werden. Wie weit in die Zukunft die Daten dargestellt werden, kann unser Kunde selbst bestimmen. Auch auf diesen zukünftigen Werten können Prozesse basieren, z.B. Ihr Organigramm zu einem Datum (Monat, Jahr) in der Zukunft oder Gehaltsänderungen, die heute für die Zukunft bereits gepflegt werden und auf diesen Daten Gehaltsveränderungs-Schreiben erzeugt werden.

Besonders im Reporting zeigt sich mit dieser "Zeitscheibe" der monatlichen Abbildung der enorme Vorteil: sie ändern einfach nur Monat und Jahr im Report und schon bekommen Sie die Werte dargestellt.

Das Modell der monatlichen Darstellung gilt im Wesentlichen für Personalstammdaten, die meist aus der Abrechnung kommen. Viele weitere Daten sind stichtagsbezogen und erhalten über das Datum die zeitliche Einordnung. Dies gilt z.B. bei Versicherungsdaten, Weiterbildungen, etc.

Bei Fragen hierzu sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.