3 - Optimierung des Onboarding- und Offboarding-Prozesses
Problemstellung:
Ein Unternehmen stand vor der Herausforderung, seinen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter zu verbessern, um diese effizient und wirksam in ihre neue Arbeitsumgebung zu integrieren. Gleichzeitig sollte der Offboarding-Prozess optimiert werden, um den Austritt von Mitarbeitern nahtlos und sicher zu gestalten.
Lösungsweg:
- Pre-Boarding-Prozess: Bereits ab der Vertragsunterschrift wurde ein vorbereitender Prozess implementiert. Neue Mitarbeitende erhielten Zugang zu eLearning-Modulen und beschränkter IT-Kommunikation, um sich vorab mit der Unternehmenskultur, Compliance-Richtlinien und Sicherheitsunterweisungen vertraut zu machen.
- Erstellung von Checklisten für interne Abläufe: Für die internen Teams wurden detaillierte Checklisten entwickelt, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Vorkehrungen wie Arbeitsplatzvorbereitung, IT-Zugänge und Einarbeitungspläne rechtzeitig umgesetzt werden.
- Zentralisierung der Informationsflüsse: Alle relevanten Daten und Fristen für das Onboarding neuer Mitarbeiter wurden in einem zentralen System erfasst und überwacht, um Verzögerungen zu vermeiden und bei Bedarf zu eskalieren.
- Gestaltung eines positiven ersten Arbeitstages: Der Fokus lag darauf, neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an eine vollständige Arbeitsfähigkeit und eine positive Erfahrung zu bieten.
- Optimierung des Offboarding-Prozesses: Ähnliche systematische Ansätze wurden für das Offboarding entwickelt, einschließlich der Berechnung von Resturlaub, der Benachrichtigung relevanter Führungskräfte und der Sicherstellung, dass der Zugang zu IT-Systemen und Unternehmensressourcen am letzten Arbeitstag entzogen wird.
- Integration von HR-Systemen: Die HR-Systeme wurden so konfiguriert, dass sie sowohl Onboarding- als auch Offboarding-Aufgaben orchestrieren, deren Ausführung überwachen und dokumentieren.
Ergebnis:
Die Optimierung der Onboarding- und Offboarding-Prozesse führte zu mehreren wichtigen Verbesserungen:
- Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Neue Mitarbeitende fühlten sich durch das strukturierte Onboarding-Programm besser eingebunden und vorbereitet.
- Effiziente Arbeitsaufnahme: Die frühzeitige Bereitstellung relevanter Informationen und Ressourcen ermöglichte eine schnellere und effektivere Einarbeitung.
- Transparenz und Verantwortlichkeit: Durch zentralisierte Systeme und klare Checklisten wurden alle Beteiligten über ihre Aufgaben und Fristen informiert, was zu einer höheren Verantwortlichkeit und Effizienz führte.
- Sicherheit und Compliance: Der strukturierte Offboarding-Prozess gewährleistete die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Standards.
- Positive Unternehmenskultur: Sowohl Onboarding als auch Offboarding trugen zu einer Kultur bei, in der sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und unterstützt fühlten, was die Mitarbeiterbindung und das Firmenimage stärkte.