Digitalisierung und Optimierung von Mitarbeitergesprächen im HR-System

Ein Unternehmen verließ sich bei der Durchführung von Mitarbeitergesprächen auf papierbasierte Prozesse oder einfache MS-Word- und MS-Excel-Lösungen. Dies führte zu Schwierigkeiten bei der Auswertung, Nachverfolgung und Sicherstellung der Prozessqualität. Die Gespräche waren oft jährlich und inhaltlich komplex, was eine effiziente Verwaltung und Auswertung erschwerte.

• Analyse und Anpassung des Prozesses: Zunächst wurde der bestehende Prozess für Mitarbeitergespräche analysiert und gegebenenfalls vereinfacht. Dabei wurden die Anforderungen des Kunden und die Möglichkeiten des HR-Systems berücksichtigt.
• Integration in das HR-System: Die Mitarbeitergespräche wurden in das HR-System integriert, um eine digitale Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation zu ermöglichen.
• Entwicklung eines Konsensverfahrens: Ein Verfahren wurde etabliert, bei dem sowohl der Beurteilende als auch der Beurteilte das Gespräch vorbereiten und gemeinsam ein Konsensgespräch führen. Die abschließende Freigabe erfolgte durch alle Beteiligten.
• Einbindung weiterer Teilnehmer: Optionen für die Teilnahme von Betriebsräten, Projektleitern oder fachlichen Beurteilern wurden integriert, um den spezifischen Anforderungen verschiedener Gespräche gerecht zu werden.
• Zielvereinbarung und Weiterbildungsplanung: Ziele wurden anhand eines Katalogs oder einer Zielkaskade definiert. Bei Bedarf wurden Maßnahmen zur Weiterbildung direkt an die Personalentwicklung kommuniziert.
• Revisionssichere Dokumentation: Die Ergebnisse der Mitarbeitergespräche wurden revisionssicher in der digitalen Personalakte gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt.
• Neugestaltung der Frequenz: Die Frequenz der Gespräche wurde überdacht und an die Dynamik des Marktes angepasst, um regelmäßigere und zeitnahe Zielüberprüfungen zu ermöglichen.
• Schulung und Information der Beteiligten: Durch Lehrvideos und FAQ-Aufstellungen wurden alle Mitarbeiter über den neuen Prozess informiert und geschult.
• Erstellung einer Betriebsvereinbarung: Um rechtliche und formale Aspekte zu klären, wurde eine neue Betriebsvereinbarung erstellt und implementiert.

Die Digitalisierung und Optimierung der Mitarbeitergespräche führte zu mehreren Verbesserungen:

• Effizienzsteigerung: Durch die Digitalisierung wurden Prozesse beschleunigt und vereinfacht.
• Bessere Nachverfolgung und Auswertung: Die Integration in das HR-System ermöglichte eine effektive Nachverfolgung und Auswertung der Gespräche.
• Erhöhte Transparenz: Die revisionssichere Speicherung und der Schutz der Daten verbesserten die Transparenz und Sicherheit.
• Flexibilität und Aktualität: Durch die Anpassung der Gesprächsfrequenz konnten Ziele und Leistungen aktueller und flexibler bewertet werden.

Insgesamt verbesserte die Neugestaltung des Prozesses für Mitarbeitergespräche die Effizienz, Effektivität und Compliance im Unternehmen, was zu einer gesteigerten Zufriedenheit und Leistung der Mitarbeiter führte.